Quando falamos em eventos, seja ele uma festa, palestra, evento esportivo ou corporativo, devemos levar em consideração algumas medidas preventivas que zelem pela saúde e segurança de todos os envolvidos, convidados, staff e organizadores.
É de praxe que essas medidas sejam definidas ainda na fase pré-evento, onde serão determinados fatores como local, número de convidados e o formato do evento em si, pois tudo isso influenciará nessa tomada de decisão.
Para eventos corporativos, o cenário é um pouco diferente, uma vez que geralmente são adotadas as medidas de segurança já existentes no local onde será realizado o evento (hotel, centros de convenção ou auditórios em prédios corporativos), como sinalizações, normas contra incêndios etc, e cabe à organização avaliar a necessidade de incluir medidas extras.
Com a pandemia e a consequente quarentena, as medidas de segurança voltadas para a saúde, se intensificaram. Como era de se esperar (e recomendado), as pessoas ficaram receosas em se reunir, o setor de eventos foi amplamente atingido, com inúmeros eventos cancelados no período e novas modalidades de reunião à distância começaram a surgir.
Conforme o “novo normal” se instala, o comércio volta a funcionar, os funcionários retornam de forma gradativa para as empresas (aquelas que não adotaram o home-office), e as reuniões e eventos voltam a acontecer, agora, porém, com uma série de medidas preventivas que se tornaram primordiais para resguardar a saúde de todos os envolvidos.
A seguir separamos algumas medidas importantes que devem ser seguidas antes, durante e depois para garantir o bom andamento e o sucesso no retorno dos eventos presenciais. Veja:
CERTIFIQUE-SE DA NECESSIDADE DO EVENTO ACONTECER PRESENCIALMENTE
Com o cenário ainda incerto, principalmente no Brasil, é importante que, mesmo retomando às atividades, reuniões que podem ser realizadas à distância permaneçam dessa maneira até novas recomendações, utilizando ferramentas de comunicação online.
Se for definido que o evento deverá ser presencial, atente-se ao número de participantes e às novas capacidades dos locais de eventos. Se possível, mantenha a lista de convidados reduzida.
DISPONIBILIZE MATERIAIS DE PREVENÇÃO
Como em todos os lugares com grande fluxo de pessoas, deve ser disponibilizado álcool gel, lenços descartáveis e até máscaras para a proteção dos convidados. Uma boa ideia são kits de boas vindas que contenham esses itens, ou mesmo disponibilizá-los próximos a bebedouros e estações de coffee break.
PREPARE O AMBIENTE
As normas de distanciamento valem para todo tipo de estabelecimento, incluindo locais de eventos, por isso ao definir o local onde será realizado, os organizadores devem se atentar à nova capacidade de lugares, que com o distanciamento tende a ser reduzida.
Algumas medidas incluem:
- Cadeiras e mesas espaçadas à uma distância segura;
- Disponibilização de dispensadores de álcool gel;
- Sinalizações visíveis sobre o uso da máscara, higienização das mãos e boas práticas em geral;
- Sempre que possível, manter uma boa ventilação (de preferência com janelas abertas);
- Deixar uma pessoa responsável pela aferição da temperatura com termômetro digital infravermelho dos convidados na entrada do evento;
- Reforçar a limpeza em locais de maior contato com maçanetas, braços de cadeiras, bancadas e microfones.
Importante também já definir algumas medidas caso um participante comece a ter sintomas durante o evento, saber a forma correta de isolá-lo e encaminhá-lo para uma unidade de saúde caso haja necessidade, devem estar nos planos dos organizadores.
PREPARE OS CONVIDADOS
Não só os convidados, todas as pessoas que estão envolvidas no evento devem estar cientes das normas de saúde e segurança.
Respeitar o distanciamento e evitar aglomerações, cobrir o rosto com o cotovelo quando tossir ou espirrar, fazer uma boa higienização das mãos e não participar do evento caso esteja sentindo sintomas são algumas boas práticas.
Para ajudar na conscientização, pode ser enviado junto ao convite um memorando contendo essas informações. Durante o evento podem ser utilizadas sinalizações visuais.
GUARDE A LISTA DE CONVIDADOS
Importante que a lista dos convidados, staff e organizadores envolvidos no evento seja guardada por pelo menos 15 dias, dessa forma se algum participante tiver suspeita de contágio ou testar positivo para COVID 19, todos os demais poderão ser avisados e monitorar possíveis sintomas, procurando um médico caso haja necessidade.
APROVEITE!
Sabemos que é um momento delicado, uma crise de saúde pública sem precedentes na história recente e por esse motivo a maneira como devemos nos comportar é muito incerta, podendo gerar dúvidas e receios, porém, seguindo as recomendações dos órgãos competentes, é importante seguir adiante.
Vale lembrar aqui da importância do encontro presencial entre as pessoas, de acordo com uma pesquisa realizada por uma empresa de softwares de gestão, 85% das pessoas acreditam que reuniões e conferências presenciais permitem que elas criem relacionamentos comerciais mais significativos e 95% afirma que as reuniões presenciais são essenciais para construir relacionamentos de longo prazo.
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